【年度末】知っておきたい挨拶状の豆知識

2022.02.28
【年度末】知っておきたい挨拶状の豆知識

こんにちは。福岡 博多の印刷会社 三栄印刷です。
いよいよ迎えた年度末。
出会いと別れの時期でもありますね。
今までお世話になった方のご退職や、ご自身の異動もあるかもしれません。

その際のご挨拶はどのようにしていらっしゃいますか。
SNSやメールでの連絡が主流の時代ですが
目上の方や普段頻繁にやり取りをしないような方には挨拶状でご挨拶はいかがでしょうか。
挨拶状はひと手間かかりますが、相手に丁寧な印象を与えますし、
ちょっとした近況等の一言が書き添えてあると受け取った方も温かい気持ちになると思います。

でも挨拶状作成って何したらいいの?という方もご安心ください。
三栄印刷では文例のご提供から、宛名印字、投函まで一貫して対応させていただいております。
プライバシーマークも取得しておりますので個人情報の取り扱いは厳重にしております。

さらに挨拶状の様式には一定のルールがあります。
古来から続く慣例やマナーなども熟知したスタッフがおりますので安心してご相談ください。


【挨拶状を作成するときにご準備いただくもの】

  1. 連絡する内容
  2. 仕様(封書かはがきか等)
  3. 宛名リスト(宛名印字までご依頼いただく場合のみ)

<手順>
挨拶状で連絡する内容、仕様、発送形式を決めてください。
(仕様は封書で送るのか、はがきで送るのか、発送形式は郵便はがきなのか、私製はがきなのか等です。わからないときは遠慮なくご相談ください。)
それにあった文例を当社でご準備させていただきますのでそれを元に最終文章を決定ください。
別途宛名データをご準備ください。
校正を作成しますので、印刷内容をご確認ください。
最終確認後、印刷をさせていただきます。
封書の場合は宛名印字の後、封入、封緘までの作業も可能です。
ご納品または弊社から直接投函で完了となります。

△文例はWordやPDF、宛名フォーマットはExcelでご提供します。


◆挨拶状の豆知識
【句読点】
一般的に縦書きの挨拶状では「、」「。」の句読点
段落おとし(段落の一文字目を下げること)を使いません。
普段目にする文章には句読点や段落おとしが入っているものが殆どですが、
普及したのは明治以降だそうです。
そのため挨拶状のような重要な文書では“句読点”や”段落おとし”を使用しないことが
今も一般的とされています。
また、これらは子供などが文を読みやすくするために導入されたものなので、
相手への敬意を込めて句読点を使用しないのがマナーとも言われています。
更には「縁を切る」と連想させてしまう、
「滞りなくスムーズに進むように」等の意味が込められていると言われる場合もあります。
ではどうするのか。スペースや改行を使って読みやすくするのが一般的です。
とはいえ、時代の流れで気にしない方も増えていますし、横書きの場合など、入れる方も増えています。


【文型】
挨拶状の文章で欠かせないのが、頭語、結語、季語です。
恐らく国語の授業で習ったものの、日常で使うことは少ないと思いますが、
挨拶状の世界では必須アイテムです。

頭語」は”こんにちは”、「結語」は”さようなら”に当たる言葉で、
拝啓-敬具等、文の最初と最後には内容に合ったものを入れます。

代表的な頭語、結語
拝啓-敬具 一般的な挨拶に
謹啓-敬白 畏まった挨拶に
前略-早々 簡略な手紙に

また、「季語」を入れた時候の挨拶は省略して”時下”にすることもできますが、
季節を感じさせる一文を入れることで、相手により丁寧さを印象付けることが出来ます。

3月の時候の挨拶
・漢語調(改まった挨拶に)
  早春の候、春分の折、春暖のみぎり 等
・和語調(やわらかい印象)
  春まだ浅いこのごろ
  春寒しだいにゆるむ折から
  日増しに暖かさを感じる今日このごろ 等


年度末のこの時期にご依頼をいただく主な挨拶状は、「異動の挨拶」「転居のお知らせ」です。
比較的近しい方へ送る場合は封書ほど畏まらず、はがきで送られる方も多いです。

【はがきの種類】
はがきとは郵便局から全国一律1通63円で送れるものです。(往復はがきは除きます)

はがきには大きく分けて2つあります。
・郵便はがき(官製はがき)
・私製はがき

<郵便はがき>

郵便はがきは郵便局で購入できるもので、はがき用紙自体に切手が印刷されており、
郵便料金が含まれています。
そのため通信面、宛名を書けばそのままポストイン出来、大変便利です。
以前は郵便事業は国が行っていましたので郵便局で買えるはがきは”官製”はがきと呼ばれていましたが、
民間企業へと変更されたことによって、現在では”郵便はがき”が正式名称となるようです。

<私製はがき>
郵便はがきに対して個人が作るはがきを私製はがきと言います。
切手を自分で貼ったり、料金を別に支払って投函するタイプのものです。
よくお店で売ってあるポストカードなどがそれに相当します。
用紙に郵便料金を含む郵便はがきと違い、用紙や切手の準備が要りますが、
デザインの幅が広がりますし、投函前に切手貼付や窓口での支払いで郵送料金を払うので、
書き損じの際も負担が少なくできます。

但し、63円で送ることが出来るはがきには細かな規定があります。
長さ 14cm~15.4cm以内
幅 9cm~10.7cm以内
重さ 2g~6g以内
宛名面には必ず「郵便はがき」または「POST CARD」の表記を上部または左側中央に入れる
白色、もしくは淡い色の用紙を使う 等
他にもいくつかあり、規定から外れると手紙(第一種郵便物)として扱われて、郵送料金が高くなります。

尚、私製はがきの規定を満たしたはがきもご準備しております。

<郵便はがきの種類>
郵便はがきは1種類ではなく、何種類かあります。
全て切手の模様で見分けることが出来ます。

・通常はがき 切手:ヤマユリ
上質紙タイプの一番普及しているのがこのタイプです。

・通常はがき・インクジェット紙 切手:ヤマザクラ
家庭用のプリンタに合わせて作られたはがき。
通信面に特殊なコートを施しており、色鮮やかな印刷が可能です。
宛名面は通常のはがきと同じです。

・通常はがき・胡蝶蘭 切手:胡蝶蘭
主に寒中見舞いや喪中欠礼はがきに使われます。
インクジェット紙は切手が水色です。

・通常はがき・くぼみ入り
目の不自由な方が使いやすいように、はがき表面の左下に半円形のくぼみを入れて、
上下・表裏がすぐに分かるようなっています。

・通常はがき・四面連刷
4枚のはがきがくっついたサイズで、印刷後に4枚に切り離して使います。
印刷会社が主に使うはがきはこのタイプになります。

<インクジェットと印刷機の相性は最悪です>
印刷=インクジェットと思われる方が多いのですが
実は印刷会社の機械とインクジェット紙の相性はとても悪く、故障の原因にもなっています。
インクジェット紙は主に家庭のインクジェットプリンタ用に準備されたものになります。
時々宛名印字を自分でするからとの理由でインクジェットはがきをご準備いただく方もいらっしゃいますが、上記に書いたように、インクジェット加工は通信面にのみされていますので、宛名面には加工されていません。

<書き損じはがきは5円で交換>
63円で買った郵便はがき、書き損じてそのままゴミはあまりにも勿体ないことです。
書き損じたはがきと手数料をもって郵便局に行きますと新しいはがきに交換してくれます。


いかがでしたでしょうか。
異動や転居となるとご自身も慌ただしく、ご自宅で準備するのも大変かと思います。
またメールでの連絡が主の時代だからこそ、挨拶状はより相手の記憶に残るものになると思います。
その1通が新しい関係性を築いてくれるかもしれません。
作成ご検討の際は是非 三栄印刷 までご相談ください。